مهارت های ارتباطی به عنوان یکی از مهم ترین مهارت ها در محل کار از اهمیت ویژه‌ای برخوردار هستند. داشتن این دسته از مهارت‌ها برای تمام کارکنان به ویژه مدیران و صاحبان کسب و کار امری ضروری است. در محیط های کاری دورافتاده و ترکیبی، مهارت های ارتباطی عالی بین افراد تیم میتواند به همکاری و هماهنگی بهتر تیم کمک کند. 

در این محیط‌ها، کارکنان ممکن است فرصت‌های کمتری برای تعامل مستقیم با یکدیگر داشته باشند. بنابراین، مهارت های ارتباطی عالی می‌تواند به آنها کمک کند تا به‌طور مؤثرتری با یکدیگر همکاری کنند و اهداف مشترک خود را محقق کنند.

به علاوه، مهارت های ارتباطی میتواند به افزایش همدلی و درک متقابل بین اعضای تیم نیز کمک کند. در این محیط‌ها، کارکنان ممکن است از یکدیگر دور باشند و فرصت‌های کمتری برای شناخت یکدیگر داشته باشند. بنابراین، مهارت های ارتباطی عالی می‌تواند به آنها کمک کند تا یکدیگر را بهتر درک کنند و روابط عمیق تری با یکدیگر ایجاد کنند.

به عنوان یکی از مهمترین دستاوردهای مهارت های ارتباطی در محیط کار میتوان به افزایش بهره‌وری و عملکرد تیم اشاره کرد. مهارت های ارتباطی عالی می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا به‌طور موثرتری با یکدیگر همکاری کنند، زمان و منابع خود را بهتر مدیریت کنند و نتایج بهتری به دست آورند.

اما خبر خوب این که بهبود مهارت های ارتباطی، از آنچه فکر می‌کنید آسان‌تر است. در ادامه این مقاله، اصول ضروری برای توسعه مهارت های ارتباطی و برقراری ارتباط موثر، را بررسی می‌کنیم.
 

امروزه با افزایش محبوبیت کار از راه دور، مهارت های ارتباطی از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شوند. البته فرقی ندارد که در محیط حضور داشته باشید، دورکار باشید یا به‌صورت ترکیبی کار کنید، احتمالاً تا به حال برای برقراری ارتباط موثر با همکاران، از بیش از یک نوع ارتباط استفاده کرده‌اید. توسعه انواع مهارت های ارتباطی، برای رشد بلندمدت کسب‌ و کارها، امری ضروری است.

 در ادامه پنج روش برای توسعه و بهبود مهارت های ارتباطی ارائه شده است:

ارتباط شفاهی: در ارتباط شفاهی به منظور توسعه مهارت های ارتباطی افکار و ایده‌ها از طریق گفتار به اشتراک گذاشته می‌شوند. به عنوان مثال، جلسات و تماس های مجازی انواعی از ارتباط شفاهی تلقی می‌شوند.

ارتباط کتبی: ارتباط کتبی روش دیگری برای توسعه مهارت های ارتباطی است که برای به اشتراک گذاشتن افکار و ایده‌ها به کار می‌رود. از انواع ارتباط کتبی میتوان به نوشتن ایمیل و یا نوشتن نامه اشاره کرد.

ارتباط غیر کلامی: ارتباط غیر کلامی، ارتباطی است که اطلاعات و احساسات بدون نوشتن کلمات و یا بیان کلمات به اشتراک گذاشته می شود. از انواع ارتباط غیر کلامی میتوان به حالات چهره، لحن صدا، زبان بدن و حرکات اشاره کرد.

گوش دادن فعال: برخلاف مثال‌های بالا، گوش دادن فعال در مورد دریافت و درک اطلاعات است. وقتی کسی فعالانه گوش می‌دهد، ممکن است سوالاتی بپرسد تا درک خود را از اطلاعات و موضوع بهبود بخشد.

ارتباط متنی: اطلاعات با درک متقابل، به طور بالقوه ضمنی، از طریق عوامل مختلفی مانند روابط بین فردی و محیط به اشتراک گذاشته می‌شود.
 

نکته حائز اهمیت در مورد توسعه مهارت های ارتباطی اینست که بدانید، بهترین پیام‌ها، ساده‌ترین پیام‌ها هستند. هر نوع ارتباطی، خواه کتبی، شفاهی، رسمی و یا پیام غیررسمی اگر به وضوح بیان نشود، ارزشی ندارد. برقراری ارتباط جامع و شفاف، بدون از دست دادن علاقه مخاطب، یک مهارت ارتباطی سطح بالا است.

در ادامه چند روش برای تقویت مهارت های ارتباطی ارائه شده است:

1. مخاطبان خود را در اولویت قرار دهید
هنگامی که ارتباطات خود را بر اساس علایق مخاطبان خود تنظیم می‌کنید، آنها بیشتر علاقه‌مند و درگیر خواهند شد. صحبت کردن در مورد آنچه برای آنها مهم است، به طور طبیعی تمایل آنها را برای درک و تعامل با اطلاعات افزایش می‌دهد.

2. پیام خود را کوتاه و واضح بیان کنید
لازم است آگاه باشید که در نهایت، حتی مخاطبان مشتاق نیز در نهایت خسته می‌شوند. استفاده از زبان ساده و مختصر باعث می‌شود پیام شما آسان‌تر درک و به خاطر سپرده شود. به یاد داشته باشید، شما می‌دانید که قرار است چه بگویید، اما مخاطبان برای اولین بار است که آن را می‌شنوند. بنابراین، سخن خود را کوتاه و شیرین نگه دارید.

3. بهترین روش برای ارائه پیام خود را انتخاب کنید
در صورت عدم فوریت پیام، ارسال ایمیل یا یادداشت را در نظر بگیرید. این امر به‌ویژه در مورد پیام‌های مهم از اهمیت بالایی برخوردار است. ارتباطات کتبی به مخاطبان شما زمان بیشتری برای بررسی، فکر کردن و پرسیدن سؤالات می دهد. همچنین فرصت خوبی به آنها برای مراجعه مجدد خواهد داد.

4. با مخاطبان مشارکت کنید
اگر به عنوان مربی، مدیر، مربی یا مربی کار کرده باشید، می‌دانید که یکی از بهترین راه‌ها برای یادگیری اطلاعات جدید، آموزش آن به دیگران است. از آنها بخواهید که نظرات خود را ارائه دهند یا در توضیح مفاهیم و خط‌مشی‌های جدید برای همکاران خود مشارکت داشته باشند.

5. ترجیحا ارتباط حضوری برقرار کنید
از دیگر راه های توسعه مهارت های ارتباطی، ارتباط حضوری با مخاطب است. ارتباط حضوری اطلاعات بیشتری را نسبت به ارتباطات غیرحضوری منتقل می کند،  این موضوع در ارتباط مؤثر، چه بین دو نفر باشد چه بین دویست نفر، صدق می‌کند. اغلب، ارتباطات حضوری باعث ایجاد هم افزایی و ایجاد ایده‌های جدید و نوآورانه می شود.

6. ارتباط چشمی برقرار کنید
اگر مطمئن نیستید که پیام شما توسط مخاطب به خوبی دریافت شده است، تماس چشمی بهترین راه برای دریافت بازخورد است. شما می‌توانید با نگاه کردن به چشمان مخاطب، متوجه شوید که او شما را درک می‌کند، حواسش پرت است، نگران و یا گیج شده است. این مزیت ارتباط حضوری است که در ارتباطات دیجیتال از بین می‌رود.

7. از مخاطب بازخورد بگیرید
اگر مطمئن نیستید که پیام شما به خوبی توسط مخاطب دریافت شده است؟ از مخاطب خود بخواهید که برداشت خود از آنچه شما گفتید را دوباره تکرار کند. این یک راه عالی برای اطمینان از درک صحیح پیام شما است.
علاوه بر این، می‌توانید از مخاطب خود بخواهید که برای ارتقای ارائه، نظرات و پیشنهادات خود را با شما به اشتراک بگذارند. این بازخوردها می‌تواند شامل نکاتی در مورد صحبت واضح‌تر، استفاده از زبان بدن موثرتر، ارائه اطلاعات به روشی جذاب‌تر و به طور کلی بهبود مهارت‌های ارتباطی شما باشد.

8. به زبان بدن مخاطب توجه کنید
به طور کلی، نشانه‌های غیرکلامی یا زبان بدن به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. خمیازه کشیدن، بی‌قراری و نگاه کردن به اطراف اتاق، از جمله نشانه‌های واضحی هستند که نشان می‌دهند مخاطب شما به موضوعی غیر از صحبت‌های شما فکر می‌کند.اگر متوجه عدم توجه مخاطب خود شدید، آن را به خودتان نگیرید. سعی کنید با پرسش و پاسخ، مرور نکات قبلی یا تعویق موقت جلسه، توجه و تمرکز آن‌ها را جلب کنید.

9. عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید
هنگام برقراری ارتباط با دیگران، به حداقل رساندن عوامل حواس‌پرتی، تمرکز شما را بر گفتگو و انتقال پیامتان به طور موثرتری افزایش می‌دهد. برای این منظور، هنگام گفتگو، وسایل الکترونیکی غیرضروری مانند تلفن همراه، تبلت و تلویزیون را خاموش یا از محیط خارج کنید.
حضور افراد را به کسانی که ضرورت حضورشان محرز است، محدود کنید. هر چه تعداد افراد حاضر در جلسه بیشتر باشد، احتمال حواس‌پرتی نیز افزایش می‌یابد. از برنامه‌ریزی برای جلسات در زمان‌هایی که افراد احتمالاً بر روی کار دیگری متمرکز هستند، خودداری کنید. به عنوان مثال، زمان‌های نزدیک به پایان ساعات کاری یا درست قبل از صرف وعده ناهار، زمان‌های مناسبی برای برقراری ارتباط نیستند.
 

به عنوان یک رهبر و مدیر، شما قدرتی فوق‌العاده در تعیین لحن و نحوه‌ی ارتباط تیم خود دارید. اگرچه به سادگی می‌توان به عادت‌های نامناسب ارتباطی، به‌ویژه در زمان انتقال به رابط‌های دیجیتال که روز به روز رواج بیشتری پیدا می‌کنند، عادت کرد، اما تغییر در نحوه‌ی برقراری ارتباط یک فرد می‌تواند دریچه‌ای به سوی تغییرات اساسی در کل محیط کار باشد.
ایجاد مهارت های ارتباطی مؤثر فرآیندی زمان‌بر است، اما تأثیرات آن در هر سطحی از سازمان شما ارزش تلاش را دارد.
 

18 effective strategies to improve your communication skills

برای کسب مشاوره جامع و کارآمد درباره دوره‌های موفقیت و توسعه فردی، لطفا با مشاوران آکادمی خورشید در ارتباط باشید.

اگر به دنبال ارتقای مهارت‌های ارتباطی خود هستید، این نکات به شما کمک می‌کند تا در هر موقعیتی و با هر مخاطبی، ارتباطی اثربخش برقرار کنید.

قابل دسترس باشید. اگر هم‌تیمی‌های شما احساس کنند که پاسخگو نیستید، احتمال به اشتراک گذاشتن اطلاعات با شما کاهش می‌یابد.

صبور باشید.  به یاد داشته باشید که هر کس شیوه‌ی خاص خود را در برقراری ارتباط دارد. اختصاص زمان برای فهم دقیق طرف مقابل و وضوح در گفتگو، نتایج مثبتی به همراه خواهد داشت.

خودآگاه باشید. همه ما در برقراری ارتباط گاه دچار اشتباه می‌شویم. اگر در حال ارتقای مهارت‌های ارتباطی خود هستید، اضطراب دارید و یا اوقات بدی را سپری می‌کنید، جای نگرانی نیست. تبدیل شدن به یک ارتباط‌گر ماهر به زمان و تمرین نیاز دارد.

بازخورد بگیرید. برای اطمینان از اینکه همه منظور شما را متوجه شده اند، بازخوردها را بررسی کنید. از پرسیدن سوال یا درخواست بازخورد از مخاطبان خود نترسید.

سامانه گفتگو را خاموش کنید. برای توسعه مهارت های ارتباطی سایر اعضای تیم یا رهبران، پسامانه گفتگو را خاموش کنید و آنها را برای مشارکت در بحث ها و جلسات تشویق کنید.
 

 

یکی از راه‌های مؤثر برای کاهش سرعت در حین سخنرانی و ایجاد تعامل با مخاطبان، مکث پس از بیان هر نکته کلیدی است. این مکث نه فقط برای نفس کشیدن، بلکه برای ایجاد فضایی واقعی از سکوت در نظر گرفته می‌شود. چه در جلسات مجازی و چه در جلسات حضوری، این سکوت فرصتی را برای شنوندگان شما فراهم می‌کند تا در زمان واقعی بازخورد خود را در مورد نیازهایشان در ادامه ارائه دهند.
ما اغلب با سکوت، محتاطانه رفتار می‌کنیم، گویی سکوت به معنای وجود نقص یا مشکلی است. اما در واقع، بسیاری از اتفاقات مهم در سکوت رخ می‌دهند. زمانی که فرصتی برای مشارکت به مخاطبان خود می‌دهید، ممکن است از پیشنهادات و ایده‌های شنوندگان خود شگفت‌زده شوید.
 

افراد تاثیر گذار دارای مهارت های ارتباطی سطح بالایی هستند. به این منظور که آنها میتوانند با دیگران ارتباط موثر برقرار می‌کنند. ارتباط مؤثر مستلزم اطلاع‌ رسانی واضح و گوش دادن فعالانه است. آنها می‌توانند ورودی‌های شفاهی و غیرکلامی را دریافت کنند و افکار و نظرات خود را به‌طور جامع و شیوه‌ای روشن بیان کنند.

ارتباط مؤثر، فارغ از سبک ارتباطی، مستلزم برقراری ارتباط با دیگران است. ارتباط موثر یک فرآیند پویا است که در آن هر دو طرف مشارکت دارند. این بدان معناست که مهم‌ترین مهارت شما، همگام شدن با مخاطبانتان است. همگام شدن با مخاطبان شامل درک نیازهای آنها، صحبت در مورد آنها و پاسخ به بازخورد آنها است. در مجموع به معنای ایجاد مکالمه‌ای است که میان شما و مخاطبان شکل خواهد گرفت.
 

در حال حاضر ارتباطات آنلاین به سرعت جایگزین فضاهای اداری فیزیکی به عنوان محل اصلی فعالیت‌های تجاری می‌شوند. اگر به کار با تیم‌های حضوری عادت دارید، ممکن است سازگاری با جلسات، گفتگوها و حتی همکاران و زیرمجموعه‌تان در محیط آنلاین چالش‌برانگیز باشد. از آنجایی که ارتباطات آنلاین ظرافت‌های خاص خود را دارد، در ادامه نکاتی برای تسهیل این فرآیند ارائه می‌شود:

1. محدودیت زمانی ایجاد کنید
تمرکز در جلسات آنلاین دشوار است، زیرا حواس‌پرتی‌های زیادی وجود دارد. جلسات را کوتاه و مختصر نگه دارید و از پرسش و پاسخ‌های طولانی‌مدت خودداری کنید. در صورت نیاز، از طریق ایمیل یا چت پیگیری کنید تا از هدر رفتن وقت جلوگیری کنید.

2. به مخاطب خود توجه کنید
به طور کلی، شخص ارائه دهنده تنها کسی است که می تواند توجه کامل خود را به جلسه معطوف کند. به‌ویژه در شرایط دورکاری، احتمال حواس‌پرتی شرکت‌کنندگان افزایش می‌یابد. لذا طراحی محتوای جذاب و تعاملی، برای جلب توجه آنها ضروری است.

3. نکات مهم را تکرار کنید
در ارتباطات آنلاین، نشانه‌های غیرکلامی و بین فردی که در ارتباطات حضوری وجود دارند، از بین می‌روند. برای اطمینان از درکِ صحیحِ پیام، تکرار نکات مهم جلسه امری ضروری است. می‌توانید در پایان جلسات آنلاین، نکات کلیدی را جمع‌بندی کنید یا در ایمیلی مفصل، آنها را برای مخاطبان خود ارسال کنید.

4. پاسخ دادن را فراموش نکنید
به هر ارتباطی، حتی اگر غیررسمی باشد، پاسخ دهید. عدم پاسخگویی، به‌ویژه در دریافت پیام از مخاطبان، می‌تواند ابهام ایجاد کند. چند کلمه یا حتی یک "لایک" برای نشان دادن دریافت و توجه به پیام کافی است.
 

چگونه یک شنونده فعال باشیم؟
گوش دادن فعال یک مهارت مهم است، اما برای بسیاری از افراد دشوار است که آن را به عمل تبدیل کنند. یکی از چالش های اصلی گوش دادن فعال، تمایل به پاسخ است. وقتی منتظر فرصتی برای صحبت هستیم، نمی توانیم به گوینده گوش دهیم. برای رهایی از این عادت، مراحل زیر را دنبال کنید:

پاسخ ارزشمند تر بدهید.
ارزش یک گفتگو فقط به پاسخی که شما می‌دهید ختم نمی‌شود. بسیاری از ما برای پاسخ‌هایی ارزش قائلیم که به ما در درک عمیق‌تر ایده‌هایمان، به چالش کشیدن مفروضاتمان و یافتن نقاط کور احتمالی یاری می‌رسانند. در اغلب موارد، نیازی به شنونده‌ای باهوش‌تر یا داناتر از خودمان نداریم. در عوض، ممکن است بیشترین ارزش را برای کسی قائل باشیم که به ما در شفاف‌سازی افکارمان کمک کند.

بدون قضاوت پاسخ دهید
هنگام گوش دادن به صحبت‌های کسی، اگر متوجه شدید که در حال آماده کردن پاسخ خود هستید، تمرکز خود را تغییر دهید. به جای تمرکز بر اضافه کردن نظرات خود، سعی کنید خلاصه‌ای بی‌طرفانه از صحبت‌های گوینده ارائه دهید. در حین گوش دادن، هدف خود را بر ارائه خلاصه‌ای کوتاه و واضح از آنچه گفته می‌شود بگذارید.
علاوه بر این، سعی کنید زبان گوینده را به درستی درک کنید. برای ایجاد حس همدلی و درک عمیق‌تر، می‌توانید کلمات یا عباراتی را که گوینده به طور مکرر از آنها استفاده می‌کند، تکرار کنید. این کار نشان می‌دهد که به صحبت‌های او توجه می‌کنید و برای فهم منظور او تلاش می‌کنید.

سوالات چالش‌ برانگیز بپرسید
مرحله بعدی، طرح پرسش‌های چالش‌برانگیز است. این پرسش‌ها به گویندگان در تفکر عمیق‌تر یاری می‌رسانند. گویی نقشی مربی‌گونه دارند و گویندگان را به تامل عمیق‌تر در افکارشان، شفاف‌سازی بیانشان و در نظر گرفتن نگرانی‌های احتمالی رهنمون می‌شوند. شما می‌توانید با ایفای نقش منتقد، به تناقضات یا ابهامات موجود در سخنان گوینده اشاره کنید.

مودبانه صحبت گوینده را قطع کنید
گوش دادن فعال به معنای صرفاً گوش دادن نیست و تمام وقفه‌ها بی‌ادبانه محسوب نمی‌شوند. گاه گویندگان در جزئیات غرق شده و اطلاعات غیرضروری ارائه می‌دهند. در این مواقع، وقفه می‌تواند به آنها در تمرکز بر موضوع اصلی و افزایش مشارکت در بحث کمک کند.

معمولاً گویندگان از پرسش‌هایی که فرصت صحبت بیشتر را به آنها می‌دهد، ناراحت نمی‌شوند. با این حال، قطع کردن صحبت شخص دیگری در جلسه، به‌ویژه برای افراد درون‌گرا، دشوار است. زیرا این کار به معنای پایان دادن به زمان صحبت او تلقی می‌شود.

در چنین مواردی، میتوانید از نکات زیر استفاده کنید:

اعتبار گوینده را تایید کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «از اینکه این موضوع را مطرح کردید متشکرم.» این نشان می‌دهد که شما نظر او را ارزشمند می‌دانید.

از لحن گرم و مودبانه استفاده کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «لطفاً اجازه دهید تا به موضوع دیگری نیز بپردازیم.» این نشان می‌دهد که شما به نظرات دیگران هم اهمیت می‌دهید.

 فضای مشارکتی ایجاد کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «می‌خواهم مطمئن شوم که همه فرصت کافی برای ارائه نظرات خود داشته باشند.» این نشان می‌دهد که شما به همه شرکت‌کنندگان در جلسه احترام می‌گذارید.
 

با مخاطب ارتباط برقرار کنید
در دنیای امروز، مخاطبان با سیل عظیمی از اطلاعات روبرو هستند. از این رو، ارائه انبوهی از داده‌ها یا پیش‌بینی همه موضوعات، راه مناسبی برای جلب توجه آنها نخواهد بود. برای حفظ تعامل مخاطبان، به‌ویژه در جلسات مجازی، باید محتوای خود را با نیازها و علایق آنها مرتبط کنید.

به عنوان مثال از خود بپرسید:

- این اطلاعات چگونه میتواند بر زندگی یا کار مخاطبان تاثیر گذار باشد؟
- این اطلاعات چگونه میتواند به مخاطبان کمک کند تا مشکلات خود را حل کنند یا اهداف خود را محقق کنند؟
- آیا این اطلاعات به اندازه کافی برای آنها مفید و جذاب است؟

اگر پاسخ روشنی برای این سوالات ندارید، در مورد موضوع و هدف صحبت خود، دوباره فکر کنید.

پیام خود را کوتاه و مختصر منتقل کنید
یکی از ویژگی‌های بارز ارتباط حضوری، مفید و مختصر بودن آن است. به این معنا که بتوانید ایده‌های خود را در کمترین زمان ممکن و به طور واضح بیان کنید. 
شنوندگان قدردان صحبت‌های مفید و مختصر شما خواهند بود، زیرا این امر نشان می‌دهد که شما برای سخنرانی خود آماده هستید و به وقت آنها احترام می‌گذارید. 
علاوه بر این، مختصر بودن صحبت شما، نشانه‌ای از اعتماد به نفس است. این نشان می‌دهد که شما به پیام خود اطمینان دارید و نیازی به تکرار یا توضیح بیش از حد ندارید.

البته مختصر صحبت کردن در جلسات مجازی، چالش‌های بیشتری دارد. حلقه بازخورد در این جلسات بسته‌تر است و ممکن است سخنرانان برای جلب توجه و اطمینان از دریافت پیامشان، حرف‌های خود را تکرار کنند یا از مثال‌های بیشتری برای روشن کردن یک نکته استفاده کنند.