بازخورد در ارتباطات، پاسخی است که گیرنده اطلاعات به فرستنده ارائه می‌دهد. این پاسخ می‌تواند شامل نشانه‌های کلامی مانند صحبت کردن یا غیرکلامی مانند تکان دادن سر و زبان بدن باشد. همچنین بازخورد در ارتباطات می‌تواند لحظه‌ای باشد در حین صحبت و یا با تاخیر بعد از صحبت باشد.

بازخورد در ارتباطات یک مهارت کلیدی است که می‌تواند به افراد و تیم‌ها کمک کند تا به طور موثرتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. با ارائه و دریافت بازخورد شفاف و سازنده، می‌توان اعتماد، احترام و عملکرد را در محیط کار ارتقا داد.
 

در دنیای امروز، ارتباط موثر و ارائه بازخورد در ارتباطات در محل کار از اهمیت بالایی برخوردار است. نسل جدید، که بخش بزرگی از نیروی کار را تشکیل می‌دهند، به دنبال افزایش بیشتر بازخورد در ارتباطات در محیط کار خود هستند تا به اهداف بلند پروازانه توسعه حرفه‌ای خود دست پیدا کنند.

نظرسنجی اخیر PWC در مورد بازخورد در ارتباطات نشان می‌دهد که 41٪ از افراد ترجیح می‌دهند به صورت الکترونیکی ارتباط برقرار کنند تا حضوری یا تلفنی. 78٪ دیگر نیز اذعان داشتند که دسترسی به فناوری‌های مورد علاقه، بهره‌وری آنها را افزایش می‌دهد.

ارائه بازخورد در ارتباطات در هر دو طرف ارتباط دو طرفه، حصول اطمینان از شنیده شدن و تفسیر دقیق پیام را تضمین می‌کند. عدم وجود بازخورد می‌تواند منجر به سوءتفاهم و عدم همسویی بین طرفین گفتگو شود.

مزایای بازخورد در ارتباطات:

تأیید دریافت صحیح پیام. بازخورد به فرستنده اطمینان می‌دهد که پیام او به درستی توسط گیرنده دریافت شده است.
ارائه دیدگاه‌ها و ایده‌های هر دو طرف. ارائه بازخورد در ارتباطات فرصتی برای هر دو طرف گفتگو ایجاد می‌کند تا نظرات و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.
ایجاد فضایی برای بازخوردهای مثبت و منفی. بازخورد مؤثر، فضایی امن و آزاد برای تبادل نظرات و انتقادات سازنده ایجاد می‌کند.
تقویت روابط قابل اعتماد. با ارائه بازخورد صادقانه و احترام‌آمیز، اعتماد و احترام بین افراد و تیم‌ها افزایش می‌یابد.
ایجاد استقلال در محل کار. با دریافت بازخورد شفاف، کارکنان می‌توانند وظایف خود را با استقلال بیشتری انجام دهند.
به حداقل رساندن مدیریت. با ارائه بازخورد منظم، نیاز به نظارت و کنترل مداوم کارکنان کاهش می‌یابد.
بهبود مشارکت کارکنان. بازخورد مؤثر به کارکنان کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی و تعهد بیشتری نسبت به کار خود داشته باشند.
 

بازخورد در مکالمه، هم شاخص و هم عاملی است که به مشارکت کارکنان کمک می‌کند.

نشانه‌های گوش دادن موثر
بازخورد مثبت و منفی هر دو نشانه‌هایی هستند که نشان می‌دهند همه طرفین به طور فعال به گفتگو گوش می‌دهند و در آن مشارکت می‌کنند.

ارتباطات باز
کارمندان در محیط کاری که ارتباطات باز را تشویق می‌کند و بازخورد کارکنان را می‌پذیرد، بیشتر احساس می‌کنند شنیده می‌شوند. این حس تعلق، هدف و مشارکت کارکنان را تقویت می‌کند.

تشویق کار گروهی
گنجاندن بازخورد در فرآیند ارتباطات به ایجاد روابط قوی‌تر بین اعضای تیم کمک می‌کند. تأیید دریافت صحیح پیام توسط گیرنده، زمینه همکاری مؤثر را فراهم می‌کند. اعتماد بین همکاران نیز افزایش می‌یابد.
 

در دنیایی که فناوری نقش پررنگی در ارتباطات ایفا می‌کند، اهمیت بازخورد بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته است. اگرچه فناوری می‌تواند زندگی ما را آسان‌تر کند، اما روانشناسان به محدودیت‌های ارتباط غیرکلامی اشاره کرده‌اند. زبان بدن، حالات چهره و لحن صدا نیز برای برقراری ارتباط موثر بسیار مهم هستند زیرا سرنخ های بیشتری در مورد افکار و مقاصد گوینده ارائه می دهند.

ایجاد کانال‌های ارتباطی باز راه‌حلی ساده اما مؤثر برای حل مشکلات رایج در ارتباطات و ترویج اشتراک‌گذاری دانش بین نسلی است. با تشویق به گفتگوی آزاد، صادقانه و مفید، می‌توان کیفیت روابط، تعاملات و دانش را در جامعه ارتقا داد. در ادامه پنج ایده برای برقراری ارتباط موثر ارائه می‌شود:

1. همکاری با Google Docs
Google Docs ابزاری قدرتمند برای همکاری با همکاران در پروژه‌های مختلف است. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا بتوانید مستقیما با یکدیگر کار کنید و به پروژه دسترسی داشته باشید. با ترکیب این دو ابزار می‌توانید بهره‌وری و خلاقیت تیم خود را به طور قابل توجهی افزایش دهید.

هیچ چیز به خوبی یک جلسه طوفان فکری خوب نیست. طوفان فکری به کارمندان اجازه می‌دهد تا ایده‌های خود را از یکدیگر منعکس کنند و راه حل‌های خلاقانه برای مشکلات پیدا کنند.

2. ابزارهای پیام رسانی
نسل جدید با ارسال پیام‌های کوتاه، تکه‌های اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها از طریق پلتفرم‌هایی مانند متن، فیس‌بوک و توییتر بزرگ شده‌اند. Slack (یا سایر ابزارهای پیام‌رسان مشابه) ابزاری عالی برای ارسال سریع پیام به افراد یا گروهی از همکاران بدون ایجاد مزاحمت برای دیگران در محیط کار است.

ابزارهای پیام‌رسان در محل کار باعث برقرای ارتباط سریع و آسان بین همکاران و به اشتراک گذاشتن اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها می‌شود. همچنین ابزارهای پیام رسان منجر به کاهش تداخل و عدم نیاز به جلسات حضوری برای بحث‌های کوتاه می‌شود.

به علاوه، به اشتراک گذاشتن دستاوردها و تشویق یکدیگر به صورت آنلاین روحیه تیمی را افزایش میدهد. ابزارهای پیام رسان گزینه ای مناسب برای محیط‌های باز محسوب می‌شوند. آنها به کارمندان در دفاتر بدون اتاق خصوصی اجازه می‌دهد تا به طور موثر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

3. جلسات همگانی
جلسات همگانی (All-Hands) به عنوان یک راه حل محبوب برای ارتقای ارتباطات در سازمان ها شناخته می‌شوند. هر شرکتی که از این روش استفاده می‌کند، ممکن است رویکرد خاص خود را داشته باشد، اما فارغ از نحوه اجرا، مزایای این جلسات فراتر از انتظارات است.

جلسات همگانی  به تبادل اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها بین تیم‌های مختلف کمک می‌کنند و شفافیت را در سرتاسر سازمان افزایش می‌دهند. همچنین، در این جلسات با آگاهی از پیشرفت و پروژه‌های یکدیگر، زمینه برای مشارکت بین‌تیمی و همکاری خودجوش فراهم می‌شود.
به علاوه، جلسات همگانی فرصتی برای ایجاد حس هویت و تعلق خاطر در بین کارکنان و شناسایی و تقدیر از تلاش‌های آنها ایجاد می‌کند. در واقع، این جلسات می‌توانند بستری برای تبادل ایده‌ها، نظرات و پیشنهادات بین کارکنان در سطوح مختلف باشند.

حتی اگر همه افراد نتوانند در جلسات همگانی به صورت حضوری شرکت کنند، فناوری راه حل‌های جایگزینی ارائه می‌دهد. ابزارهایی مانند اسکایپ، زوم و Google Hangouts به اعضای تیم که در حال سفر هستند یا از راه دور کار می‌کنند، امکان می‌دهند تا به صورت مجازی در جلسات حضور داشته باشند و از مزایای آن بهره‌مند شوند.

4. جلسات یک به یک
بهترین مدیران پس از دریافت بازخورد 360 درجه یا هر نوع ارزیابی عملکرد، جلسات یک به یک را برای بهبود بازخورد در ارتباطات با کارمندان خود ترتیب می‌دهند. این امر به‌ویژه زمانی که کارمند بازخورد سازنده دریافت کرده باشد، از اهمیت بالایی برخوردار است.

جلسات یک به یک فرصتی برای بحث عمیق‌تر در مورد نتایج ارزیابی عملکرد و بازخورد ارائه شده فراهم می‌کنند. در این جلسات، مدیر می‌تواند نظرات و دیدگاه‌های کارمند را در مورد عملکرد خود بشنود و درک کند.
همچنین، در این جلسات با تبادل نظر و گفتگوی دوطرفه، می‌توان برنامه‌ای برای ارتقای عملکرد و پیشرفت شغلی کارمند تدوین کرد. جلسات یک به یک به ایجاد اعتماد و تعهد بین مدیر و کارمند کمک می‌کنند.

5. ایجاد روابط قوی میان کارفرما و کارمند
ارائه بازخورد سریع و مستمر نقشی کلیدی در پیشرفت حرفه‌ای کارکنان و مدیران ایفا می‌کند. با این حال، برای بهره‌مندی کامل از مزایای بازخورد مداوم، ایجاد اعتماد بین مدیر و کارمند امری ضروری است.
ایجاد فضایی امن برای تبادل نظر، اعتماد به نفس و آسودگی خاطر را برای ارائه و دریافت بازخورد صادقانه و سازنده فراهم می‌کند. به علاوه، زمینه را برای گفتگوهای شفاف و صریح بین مدیر و کارمند ایجاد می‌کند. در واقع، کارمندان در محیطی که اعتماد وجود دارد، احساس تعهد و انگیزه بیشتری برای پیشرفت دارند.

 

اکنون که از تأثیر بازخورد در ارتباطات آگاه هستید، می‌توانید اقداماتی برای تقویت بازخورد در ارتباطات در سراسر سازمان خود انجام دهید. در وهله اول، فرهنگ بازخورد ایجاد کنید. به این معناست که فضایی امن و تشویقی ایجاد کنید که در آن افراد احساس راحتی کنند تا بازخورد سازنده ارائه و دریافت کنند. به علاوه، بر اهمیت یادگیری و رشد تأکید کنید و از بازخورد به عنوان ابزاری برای پیشرفت استفاده کنید.

در وهله دوم، برای تقویت بازخورد در ارتباطات میتوانید ارائه و دریافت بازخورد را آموزش دهید. به کارکنان خود آموزش دهید که چگونه بازخورد را به طور واضح، شفاف و با لحنی سازنده ارائه دهند. به آنها کمک کنید تا نحوه دریافت بازخورد به طور مؤثر، با ذهنی باز و بدون حالت تدافعی را یاد بگیرند.

به علاوه، میتوانید از ابزارهای مناسب برای ارائه بازخورد و بهبود بازخورد در ارتباطات استفاده کنید. از نظرسنجی‌ها، جلسات یک به یک، بررسی عملکرد و سایر ابزارها برای جمع‌آوری بازخورد به طور منظم استفاده کنید. همچنین میتوانید از پلتفرم‌های بازخورد آنلاین برای تسهیل ارائه و دریافت بازخورد در زمان واقعی استفاده کنید.

در نهایت، برای ایجاد ارتباطات موثر و تقویت بازخورد در ارتباطات به طور مداوم بر اهمیت بازخورد تأکید کنید. به طور منظم در مورد مزایای بازخورد با کارکنان خود صحبت کنید و نمونه‌هایی از نحوه استفاده از آن برای ارتقای عملکرد ارائه دهید. از رهبران و مدیران بخواهید که الگوی رفتاری باشند و در ارائه و دریافت بازخورد پیشگام باشند. بنابراین، با درج بازخورد در تار و پود ارتباطات روزانه، می‌توانید به طور قابل‌توجهی ارتقای شفافیت، اعتماد و همکاری همچنین تقویت بازخورد در ارتباطات را در سازمان خود شاهد باشید.

به یاد داشته باشید بازخورد باید به موقع، خاص و عمل‌گرا باشد. بر نقاط قوت و فرصت‌های بهبود تمرکز کنید. از بازخورد به عنوان ابزاری برای تشویق و حمایت از کارکنان خود استفاده کنید. به طور کلی، با اتخاذ رویکردی فعال به بازخورد، می‌توانید به طور قابل‌توجهی اثربخشی ارتباطات، عملکرد و تعهد کارکنان در سازمان خود را ارتقا دهید.
 

Feedback in communication: 5 areas to become a better communicator

 

برای کسب مشاوره جامع و کارآمد درباره دوره‌های موفقیت و توسعه فردی، لطفا با مشاوران آکادمی خورشید در ارتباط باشید.